Knowledge Plaza supporte Entreprise & Personnel, un réseau associatif centré sur la Gestion des Ressources Humaines et regroupant plusieurs milliers d’adhérents, depuis plus de 15 mois dans sa mise en oeuvre d’une approche collaborative de la veille et de la gestion des connaissances.

1 – Témoignage vidéo des acteurs du projet

Notre responsable de projets clients Fabienne commence par introduire le contexte du projet et laisse ensuite place aux témoignages et aux images de l’Intranet collaboratif d’E&P.

2 – Veille collaborative au coeur d’Entreprise&Personnel

Entreprise & Personnel mène une veille active sur les sujets touchant à la GRH et propose des interventions, des formations et des publications à forte valeur ajoutée. Les consultants d’E&P sont délocalisés à Paris, Nantes et Lyon – ils travaillent aussi avec des intervenants extérieurs et chacun d’entre eux a développé une expertise sur plusieurs domaines. Ces caractéristiques de travail rendaient vraiment nécessaire la mise à disposition d’une plate-forme qui permette la mutualisation efficace de leur veille, les échanges d’information et le travail collaboratif.

C’est la solution Knowledge Plaza qui a été choisie pour les usages suivants:

• Les consultants partagent  sur la plate-forme du contenu existant : tel que leurs études internes, mais aussi des informations de fond (articles, blog posts) et des documents méthodologiques (guide d’entretien, exemple de cv) ou administratifs.
• Les consultants d’E&P génèrent également du contenu sur la plate-forme grâce aux mosaics qui sont des mini-wikis – par. ex. ils construisent ainsi des bases de connaissances sur des thématiques de veille transversales.
• Chaque élément d’information est enrichi par des tags – les tags étant des descripteurs qui permettent une catégorisation dynamique de l’information – mais aussi des commentaires. Les avis et débats sont ainsi publics au sein de leur environnement, visibles et capitalisés.
• De plus, chaque membre peut paramétrer facilement ses propres alertes et être ainsi tenu informé de ce qui est nouveau dans sa communauté, de ce qui a été ajouté dans sa mosaic de veille par exemple. De façon automatique également, il sera prévenu lorsqu’un de ses collègues commente une information qu’il a partagée.

3 – Bénéfices récoltés

Lorsque l’on interroge les utilisateurs d’Entreprise & Personnel sur les apports et bénéfices perçus, ceux-ci mentionnent :

• Une veille partagée et distribuée plus riche
• Un gain de productivité
• La réduction des échanges mails
• Une recherche d’infos plus efficace et plus pertinente
• Des alertes ciblées
• La valorisation des expertises internes
• Une proximité accrue entre collaborateurs

4 – Adoption progressive et évolution du rôle de documentaliste

En terme d’adoption, ce qui a été observé chez Entreprise & Personnel, c’est une adoption progressive (bouche-à-oreille), favorisée et accélérée, d’une part, par l’intégration de contenus existants situés dans une base documentaire (ou GED) traditionnelle. Ceci a permis aux utilisateurs de démarrer sur une base populée et de faire évoluer la fonction de documentaliste vers un rôle plus visible d’animation de communautés.

D’autre part, une réelle implication de la direction soutenue par des actions internes de communication et de conduite de changement ont également été un facteur important de succès permettant d’atteindre aujourd’hui un taux élevé de participation active.

Une évolution des usages d’un classement hiérachique (par arborescence) vers un classement dynamique (catgéorisation créée par une combinaison de tags) a également été observée. Comme le souligne une utilisatrice active « Avec les tags ça marche: on recherche et puis on trouve. » Il s’agit certainement  là d’un des facteurs différentiateurs les plus importants de Knowledge Plaza.

5 – Engager ses membres et partage récriproque

Entreprise & Personnel a choisi d’ouvrir et partager une partie de son contenu au sein de ses communautés de travail avec ses adhérents, par le biais de Knowledge Plaza Lite. Ouvrir et partager une partie de ses connaissances internes avec ses adhérents représente évidemment une valeur importante pour ceux-ci (et pouvant être par ailleurs être monétisé en tant que nouveau service).

En retour, la capacité de engager davantage ces membres externes par le biais d’un environnement participatif permet également de faire remonter leurs avis, réactions et même de nouvelles sources pertinentes d’information pour alimenter les réflexions internes.

Nous travaillons par ailleurs sur une prochaine évolution de cet environnement pour rendre la diffusion sélective d’informations d’autant plus efficace pour ses producteurs, que conviviale pour ses consommateurs. A suivre prochainement!

Le mois dernier, Knowledge Plaza s’est vue couronnée avec le « prix de l’innovation en gestion des connaissances » lors de l’évènement I-EXPO / KM FORUM qui rassemble chaque année sur Paris les acteurs du marché de l’information et des connaissances (veille, intelligence économique, documentalistes, etc) – à savoir environ 6.000 visiteurs  et 150 exposants.

Les deux autres nominés pour ce prix étaient:

• Pikko pour Arak for Wiki
• Sinequa pour Sinequa Entreprise Search 7

Ce prix coïncide notamment avec la mise à disposition de Knowledge Plaza pour PME (paiement en ligne à partir de 35€/mois) et avec l’ouverture de nos nouveaux bureaux sur Paris (fyi notre quartier général est situé à Mont-St-Guibert en Belgique même si de nombreux clients sont aujourd’hui situés en France).

En 2009, lors de notre première participation, nous avions déjà eu l’honneur d’être comptés parmi les finalistes de ce prix, mais faire sa place dans le monde de la documentation et de la veille n’est pas une chose aisée. Il semblerait cependant que cette recette magique qui allie les forces de la documentation (capitalisation, organisation) et des réseaux sociaux d’entreprise (agilité, convivialité, partage) attire enfin les regards et convainct surtout par la mise en lumière de projets matures qui ont désormais plus de 2 ans d’expérience et d’innovation à partager avec le monde.

Nous avons donc souhaité remercier bien entendu tous nos clients à qui ce prix revient également, pour la confiance qu’ils ont bien voulu accorder à notre solution aussi bien qu’à notre équipe pour les accompagner dans leur démarche d’Entreprise 2.0.

Nous remercions  également le jury qui a souhaité mettre en évidence cette nouvelle vague collaborative qui permet au métier de veilleur et de documentaliste de fortement évoluer et s’adapter à leur nouvelle réalité. Ce jury fut présidé par Martine Dejean, président directeur général, Bureau van Dijk Information Management, et composé de:

• Didier Benard, responsable du service d’information scientifique (SILS-Vitry), Sanofi Aventis R&D,
• Roselyne Bloch, responsable de la documentation, Caisse d’Epargne Ile-de-France,
• Danielle Dufour-Coppolani, enseignante en gestion de l’information et de la communication, membre du CA de l’ADBS,
• Bernard Guillot, chef du département affaires IES, direction du développement économique, Snecma – Groupe Safran,
• Sophie Lafourcade, responsable knowledge management,
• Silvère Mercier, chargé de médiation numérique à la Bibliothèque publique d’information, membre du CA de l’ADBS,
• Bruno Louis Seguin, consultant en gestion de l’information & identité numérique, Les Militants Associés (conseil en communication numérique).

D’autres posts ou communiqués de presse à ce sujet:

• Knowledge Plaza et Yoolink : Deux challengers à suivre de près sur Demain la Veille par Aref Jdey
• Les lauréats des prix I-Expo / KM Forum 2010 sur Archimag
• I-Expo et KM Forum : la veille et la connaissance à l’heure des choix sur l’Usine Nouvelle
• Remise des prix I-Expo sur le Portail de l’IE

A quand le prix de l’innovation chez KM World?