Knowledge Plaza supporte Entreprise & Personnel, un réseau associatif centré sur la Gestion des Ressources Humaines et regroupant plusieurs milliers d’adhérents, depuis plus de 15 mois dans sa mise en oeuvre d’une approche collaborative de la veille et de la gestion des connaissances.

1 – Témoignage vidéo des acteurs du projet

Notre responsable de projets clients Fabienne commence par introduire le contexte du projet et laisse ensuite place aux témoignages et aux images de l’Intranet collaboratif d’E&P.

2 – Veille collaborative au coeur d’Entreprise&Personnel

Entreprise & Personnel mène une veille active sur les sujets touchant à la GRH et propose des interventions, des formations et des publications à forte valeur ajoutée. Les consultants d’E&P sont délocalisés à Paris, Nantes et Lyon – ils travaillent aussi avec des intervenants extérieurs et chacun d’entre eux a développé une expertise sur plusieurs domaines. Ces caractéristiques de travail rendaient vraiment nécessaire la mise à disposition d’une plate-forme qui permette la mutualisation efficace de leur veille, les échanges d’information et le travail collaboratif.

C’est la solution Knowledge Plaza qui a été choisie pour les usages suivants:

• Les consultants partagent  sur la plate-forme du contenu existant : tel que leurs études internes, mais aussi des informations de fond (articles, blog posts) et des documents méthodologiques (guide d’entretien, exemple de cv) ou administratifs.
• Les consultants d’E&P génèrent également du contenu sur la plate-forme grâce aux mosaics qui sont des mini-wikis – par. ex. ils construisent ainsi des bases de connaissances sur des thématiques de veille transversales.
• Chaque élément d’information est enrichi par des tags – les tags étant des descripteurs qui permettent une catégorisation dynamique de l’information – mais aussi des commentaires. Les avis et débats sont ainsi publics au sein de leur environnement, visibles et capitalisés.
• De plus, chaque membre peut paramétrer facilement ses propres alertes et être ainsi tenu informé de ce qui est nouveau dans sa communauté, de ce qui a été ajouté dans sa mosaic de veille par exemple. De façon automatique également, il sera prévenu lorsqu’un de ses collègues commente une information qu’il a partagée.

3 – Bénéfices récoltés

Lorsque l’on interroge les utilisateurs d’Entreprise & Personnel sur les apports et bénéfices perçus, ceux-ci mentionnent :

• Une veille partagée et distribuée plus riche
• Un gain de productivité
• La réduction des échanges mails
• Une recherche d’infos plus efficace et plus pertinente
• Des alertes ciblées
• La valorisation des expertises internes
• Une proximité accrue entre collaborateurs

4 – Adoption progressive et évolution du rôle de documentaliste

En terme d’adoption, ce qui a été observé chez Entreprise & Personnel, c’est une adoption progressive (bouche-à-oreille), favorisée et accélérée, d’une part, par l’intégration de contenus existants situés dans une base documentaire (ou GED) traditionnelle. Ceci a permis aux utilisateurs de démarrer sur une base populée et de faire évoluer la fonction de documentaliste vers un rôle plus visible d’animation de communautés.

D’autre part, une réelle implication de la direction soutenue par des actions internes de communication et de conduite de changement ont également été un facteur important de succès permettant d’atteindre aujourd’hui un taux élevé de participation active.

Une évolution des usages d’un classement hiérachique (par arborescence) vers un classement dynamique (catgéorisation créée par une combinaison de tags) a également été observée. Comme le souligne une utilisatrice active « Avec les tags ça marche: on recherche et puis on trouve. » Il s’agit certainement  là d’un des facteurs différentiateurs les plus importants de Knowledge Plaza.

5 – Engager ses membres et partage récriproque

Entreprise & Personnel a choisi d’ouvrir et partager une partie de son contenu au sein de ses communautés de travail avec ses adhérents, par le biais de Knowledge Plaza Lite. Ouvrir et partager une partie de ses connaissances internes avec ses adhérents représente évidemment une valeur importante pour ceux-ci (et pouvant être par ailleurs être monétisé en tant que nouveau service).

En retour, la capacité de engager davantage ces membres externes par le biais d’un environnement participatif permet également de faire remonter leurs avis, réactions et même de nouvelles sources pertinentes d’information pour alimenter les réflexions internes.

Nous travaillons par ailleurs sur une prochaine évolution de cet environnement pour rendre la diffusion sélective d’informations d’autant plus efficace pour ses producteurs, que conviviale pour ses consommateurs. A suivre prochainement!

La jeune société parisienne USEO fait parler d’elle dans le monde francophone des réseaux sociaux d’entreprise. Ce cabinet de conseil dans les TIC/ICT (technologies de la communication et de l’information) offre depuis peu non seulement une vitrine sur les outils collaboratifs existants, mais est devenu désormais lui-même représentant de ce que l’on appelle aujourd’hui « L’Entreprise 2.0« .

Imaginez

Votre entreprise a passé des mois, voire des années à faire grandir une expérience et un savoir-faire qui se monétisent au travers des services apportés à vos clients.

Accepteriez-vous du jour au lendemain de mettre gratuitement ce capital à la disposition de tous? Accepteriez-vous de permettre à vos clients, vos prospects, vos partenaires voire même vos concurrents d’entrer tous directement en relation? Tel est le pari pris par le fondateur d’USEO Arnaud Rayrole (@arayrole) et ses collaborateurs qui ont mis en place un réseau social à cet effet.

Le référentiel USEO

Le référentiel USEO a été lancé officiellement en ce début d’année 2010 et permet à n’importe quel individu ou entreprise intéressée de:

• prendre place au sein d’une communauté virtuelle
• consulter l’état de l’art des solutions collaboratives analysées par USEO au travers de 5 axes (portail, gestion de contenu, gestion de documents, travail collaboratif et réseau social d’entreprise)
• échanger des conversations avec d’autres acteurs
• enrichir la communauté de son expérience

Il semblerait que le pari soit d’une part gagnant pour USEO grâce notamment à un accroissement évident de sa notoriété et d’opportunités commerciales. D’autre part, cette initiative concrétise les valeurs de l’entreprise qui, par exemple, se traduisaient dans le fait de mener des actions bénévoles de transferts de connaissance pour moderniser le service public, rôle que peut désormais remplir la communauté virtuelle, mais cette fois-ci à une plus grande échelle.

Et vous ?

Si un tel modèle n’est peut-être pas directement applicable au contexte de votre organisation, elle aura le mérite de susciter la réflexion.

Voici quelques pistes pour vous lancer …

• Quelles sont les communautés existantes (officiellement reconnues ou non) dont vous pourriez catalyser les interactions au sein d’un tel environnement virtuel?
• Quelles sont parmi ces communautés celles que vous pourriez ouvrir de façon transparente à l’extérieur, à vos clients, à vos partenaires?
• Pensez-vous qu’en lançant une telle initiative vous verriez émerger des communautés insoupçonnées jusqu’alors dans ou autour votre entreprise?

Fiche solution de Knowledge Plaza

En conclusion, je vous invite à découvrir le référentiel USEO en vous inscrivant ici et à visiter leur analyse de Knowledge Plaza et d’autres solutions – sujet que nous aborderons bientôt dans un nouveau blog post. A bientôt!