SVP était à la recherche d’une plateforme collaborative lui permettant d’optimiser le partage des données issues du web. Son choix s’est porté sur Knowledge Plaza pour sa pertinence, sa flexibilité et sa facilité de prise en mains.

SVP

Depuis 1935, SVP, société d’information professionnelle et d’aide à la décision, apporte aux entreprises et aux collectivités locales des réponses personnalisées leur permettant d’optimiser leur prise de décision et maîtriser leurs risques. Le groupe SVP accompagne près de 7000 clients et 30000 décideurs en s’appuyant sur l’expertise de 230 experts organisés par domaines de compétences (ressources humaines, fiscalité, vie des affaires, communication, achats, hygiène et sécurité, etc.), ainsi que sur son réseau représenté dans 40 pays.

Objectif : Optimiser le partage des sources entre experts et faciliter la mise en place de nouvelles stratégies de gestion de l’information.

Avec 76 ans d’archives capitalisées, plus de 250000 biographies de personnalités publiques recueillies depuis les années 30 et des archives issues des principaux quotidiens nationaux, SVP possède un fonds documentaire exceptionnel. Avec la multiplication des données sur Internet, la proportion du fonds documentaire immatériel ne cesse d’augmenter.

Grégoire Henrotte, Manager KM & Veille au sein du département Innovation & Développement, précise : « La veille que nous menons nous permet d’anticiper des changements de maîtriser l’actualité avant que nos clients ne nous contactent. Avec Internet l’information clé est rapidement reprise par de nombreux sites et devient donc accessible rapidement et facilement à tout internaute. Mais le bruit généré par ces informations tourne vite à l’infobésité rendant le travail de sélection qualitative plus hasardeux. Pire, des données circulant peuvent s’avérer être fausses ou périmées, ainsi on trouve souvent des pages mises à jour très récemment mais dont le contenu date de plusieurs mois ou années. Diffuser et utiliser de vieilles informations peut avoir des conséquences désastreuses pour une entreprise ou une collectivité. Notre positionnement nous amène ainsi à adopter une démarche proactive visant à identifier de nouvelles sources à forte valeur ajoutée, à sonder le web invisible et surtout à vérifier l’information. Ce sourcing qualifié doit pouvoir être mutualisé entre les experts afin d’optimiser le temps consacré aux recherches : notre connaissance des sources est un atout majeur et stratégique qui fait partie de notre valeur ajoutée. »

C’est pourquoi SVP cherchait à optimiser le partage des données issues du web pour améliorer la circulation d’informations importantes, augmenter la collaboration entre experts et faciliter la mise en place de nouvelles stratégies de gestion de l’information.

Muriel Lafargue, Responsable des sources d’informations, ajoute : « Nous avions besoin de mieux catégoriser et structurer les données issues d’Internet mais aussi de mieux partager nos sources. C’est pourquoi la dimension collaborative de la solution recherchée était un élément clé ainsi que la structuration de l’outil qui devait être suffisamment flexible pour s’adapter à notre organisation et à nos process. »

Le choix de la solution

SVP avait listé plusieurs éléments déterminants pour le choix d’une solution:

• la possibilité de gérer efficacement un sourcing adapté en fonction des profils des utilisateurs (droits d’accès mais aussi gestion d’un sourcing personnel reposant sur un sourcing commun)
• la contribution des experts à l’alimentation du sourcing et la personnalisation de bouquets de sources
• l’interrogation en une seule requête des contenus de bouquets de sites Internet de façon à accélérer les démarches de recherches
• plus largement la flexibilité de l’outil et sa simplicité d’utilisation

Grégoire Henrotte explique: « Nous avons comparé plusieurs types de solutions : plate-formes de veille, outil de surveillance du web et intranets collaboratifs avec gestion documentaire intégrée. Knowledge Plaza a retenu notre attention sur chacun des points déterminants pour nous. C’est une plate-forme très innovante au rapport qualité-prix intéressant. Son utilisation très intuitive permet à tous, technophiles ou non, de l’utiliser. Les rapports humains avec l’équipe de Knowledge Plaza ont été un autre élément capital. L’équipe a été très à l’écoute de nos besoins spécifiques : ils se sont montrés souples, adaptables et c’est en véritables partenaires que nous avons travaillé ensemble. »

Le déroulement du projet

Trois structures ont travaillé sur ce projet du côté de SVP: l’équipe de veilleurs effectuant le travail d’identification des sources et de gestion des données, Infodoc (le service qui gère les abonnements aux sources et les outils documentaires) en appui, et la DSI en support technique. La première rencontre a eu lieu en Novembre 2009 et un pilote de Knowledge Plaza a été mis en place dès Janvier 2010 et la solution a été définitivement adoptée en Septembre 2010. Très facile d’accès et rapide à installer grâce au SaaS, la prise en main a été extrêmement simple pour tous les utilisateurs. Les équipes ont appris à l’utiliser et ont très vite identifié le potentiel de l’outil. Muriel Lafargue précise : « Par la suite nous avons bâti un environnement personnalisé et adapté à notre organisation sectorielle des métiers et compétences, chaque groupe d’experts disposant d’un accès à la plateforme. Actuellement il y a 38 thèmes qui sont surveillés et dont nous partageons le résultat sur la plateforme Knowledge Plaza. » Chaque thème est subdivisé en données sectorielles.

La plateforme Knowledge Plaza est conçue de telle façon que l’information que l’on y met est systématiquement enrichie par des méta-données – tag, description, commentaire, choix de l’espace… – qui ajoutent de la valeur et la rendent très facilement retrouvable. Par ailleurs les éléments d’information (« tiles ») peuvent être regroupés et assemblés entre eux de manière dynamique pour rassembler toute la connaissance sur un sujet donné. Comme l’outil traite chaque élément d’information au même niveau, une « mosaïque » peut être constituée d’éléments de formats divers (document, fichier, site web, référence, contact, email…). La force de Knowledge Plaza réside dans cette capacité à s’affranchir des formats pour créer un bouquet de connaissances très exhaustif.

Muriel Lafargue continue : « Avec Knowledge Plaza nous construisons une base de connaissances enrichie de l’expertise des utilisateurs. Les analystes peuvent par exemple assembler toute l’information sur un sujet en regroupant plusieurs tiles. » Cela permet de créer dynamiquement des bases de connaissance sur des thématiques transversales en ayant la garantie d’avoir une information à jour et validée. Le système de tags permet l’étiquetage et la catégorisation fine des sources. Tous les textes et toutes les méta-données sont indexés par le moteur de recherche, ce qui permet de retrouver très rapidement l’information recherchée. En cliquant sur un tag on fait apparaître tous les contenus (sites web, documents, mails…) qui contiennent ce terme. Le moteur de recherche s’appuie sur la combinaison de la navigation par tags et la recherche en texte intégral pour produire des résultats pertinents.

Actuellement, une soixantaine de personnes accède à la solution et bénéficie d’un sourcing web adapté qui est enrichi quotidiennement. « La flexibilité de Knowledge Plaza nous permet d’orienter les contenus vers des groupes d’utilisateurs en tenant compte de leurs profils d’intérêt et de droits.» précise Grégoire Henrotte. Les utilisateurs se sont adaptés à l’outil très facilement et ont apprécié son ergonomie et sa simplicité. Le temps dédié aux formations fut très court, chaque utilisateur maîtrisant les fonctionnalités principales de l’outil rapidement. Une seconde formation a été menée quelques semaines après de façon à permettre une prise en main avancée de la plateforme.

Téléchargez le témoignage de SVP

« Le bénéfice d’une meilleure structuration de l’information »

Les bénéfices résultant de l’utilisation de Knowledge Plaza sont multiples : gain de temps grâce à l’interrogation de plusieurs sites web en une seule fois et identification rapide et facile des données pertinentes : « le bénéfice d’une meilleure structuration de l’information est évident » rappelle Grégoire Henrotte. « KP nous a permis de faciliter les échanges entre experts avec des moyens nouveaux issus du web 2.0. La collaboration entre les différents métiers et compétences a été renforcée grâce à une politique de partage dynamique des données, favorisant des démarches de recherche homogènes sur le Web« .

« Knowledge Plaza permet à nos veilleurs de bénéficier du sourcing remonté par les experts lors de l’identification de nouvelles sources : c’est une stratégie win-win au sein de notre direction » conclut Muriel Lafargue.

Knowledge Plaza vient d’être sélectionnée comme finaliste aux KM Promise Awards 2010 organisés par KMWorld, un des magazines les plus influents dans le domaine de la gestion des connaissances.

Ce concours récompense chaque année les entreprises qui accomplissent la promesse d’offrir des technologies innovantes auprès de leurs clients, par l’intégration d’initiatives de gestion des connaissances au sein de leurs processus métier et afin de leur permettre d’atteindre de meilleurs résultats.

Croisons les doigts pour la suite!

Le mois dernier, Knowledge Plaza s’est vue couronnée avec le « prix de l’innovation en gestion des connaissances » lors de l’évènement I-EXPO / KM FORUM qui rassemble chaque année sur Paris les acteurs du marché de l’information et des connaissances (veille, intelligence économique, documentalistes, etc) – à savoir environ 6.000 visiteurs  et 150 exposants.

Les deux autres nominés pour ce prix étaient:

• Pikko pour Arak for Wiki
• Sinequa pour Sinequa Entreprise Search 7

Ce prix coïncide notamment avec la mise à disposition de Knowledge Plaza pour PME (paiement en ligne à partir de 35€/mois) et avec l’ouverture de nos nouveaux bureaux sur Paris (fyi notre quartier général est situé à Mont-St-Guibert en Belgique même si de nombreux clients sont aujourd’hui situés en France).

En 2009, lors de notre première participation, nous avions déjà eu l’honneur d’être comptés parmi les finalistes de ce prix, mais faire sa place dans le monde de la documentation et de la veille n’est pas une chose aisée. Il semblerait cependant que cette recette magique qui allie les forces de la documentation (capitalisation, organisation) et des réseaux sociaux d’entreprise (agilité, convivialité, partage) attire enfin les regards et convainct surtout par la mise en lumière de projets matures qui ont désormais plus de 2 ans d’expérience et d’innovation à partager avec le monde.

Nous avons donc souhaité remercier bien entendu tous nos clients à qui ce prix revient également, pour la confiance qu’ils ont bien voulu accorder à notre solution aussi bien qu’à notre équipe pour les accompagner dans leur démarche d’Entreprise 2.0.

Nous remercions  également le jury qui a souhaité mettre en évidence cette nouvelle vague collaborative qui permet au métier de veilleur et de documentaliste de fortement évoluer et s’adapter à leur nouvelle réalité. Ce jury fut présidé par Martine Dejean, président directeur général, Bureau van Dijk Information Management, et composé de:

• Didier Benard, responsable du service d’information scientifique (SILS-Vitry), Sanofi Aventis R&D,
• Roselyne Bloch, responsable de la documentation, Caisse d’Epargne Ile-de-France,
• Danielle Dufour-Coppolani, enseignante en gestion de l’information et de la communication, membre du CA de l’ADBS,
• Bernard Guillot, chef du département affaires IES, direction du développement économique, Snecma – Groupe Safran,
• Sophie Lafourcade, responsable knowledge management,
• Silvère Mercier, chargé de médiation numérique à la Bibliothèque publique d’information, membre du CA de l’ADBS,
• Bruno Louis Seguin, consultant en gestion de l’information & identité numérique, Les Militants Associés (conseil en communication numérique).

D’autres posts ou communiqués de presse à ce sujet:

• Knowledge Plaza et Yoolink : Deux challengers à suivre de près sur Demain la Veille par Aref Jdey
• Les lauréats des prix I-Expo / KM Forum 2010 sur Archimag
• I-Expo et KM Forum : la veille et la connaissance à l’heure des choix sur l’Usine Nouvelle
• Remise des prix I-Expo sur le Portail de l’IE

A quand le prix de l’innovation chez KM World?