La recherche par facettes (en anglais: faceted search), également appelée ‘navigation à facettes’, est un moyen d’accéder rapidement à l’information via une catégorisation dynamique et combinatoire. Ce système permet d’identifier une information selon différents critères de recherche. Il s’oppose au principe de classification hiérarchique, unique, obéissant à une taxonomie prédéfinie.

La recherche à facettes, une fusion entre navigation et recherche

Historiquement, le Web proposait deux modes de recherche:

• L’un consistait à la recherche par navigation au sein de répertoires dont l’organisation relevait de l’indexation humaine. Ces répertoires permettaient d’identifier des sites Web, classifiés en dossiers et sous-dossiers. Les plus connus sont LookSmart, Yahoo! Directory et DMOZ.
• L’autre mode bien connu est la recherche en texte intégral, directe, basée sur l’introduction de mots-clés dans une boîte de recherche pour exécuter une requête qui génère des pages de résultats menant à des pages Web, préalablement indexées par des moteurs. Parmi les plus connus à l’époque, citons AltaVista, Northern Light, AllTheWeb (Fast), HotBot, Ask, et bien évidemment Google.

Si la recherche directe a indéniablement pris le pas sur la navigation, la recherche à facettes offre une approche idéale combinant navigation et recherche directe. Ce mode de recherche est d’ailleurs aujourd’hui proposé par bon nombre de services. Imaginez par exemple que vous devez réserver un hôtel à Venise. Vous allez identifier un site Web agrégeant une série d’hôtels dont un ensemble d’informations permettent leur catégorisation: la localisation, le prix de la chambre, sa disponibilité, l’accès au wifi, l’évaluation laissée par les utilisateurs, etc. Vous allez débuter votre recherche en entrant le mot-clé ‘venise’, accompagné éventuellement d’une série de premiers critères. Sur base des résultats générés, vous allez ensuite approfondir celle-ci, selon des choix qui vous sont propres, pour enfin sélectionner l’hôtel de votre choix et procéder à la réservation de la chambre.

Un système souple, offrant un équilibre entre taxonomie et folksonomie

La force de la recherche par facettes réside principalement dans sa flexibilité, son ergonomie et sa grande pertinence. En effet, elle permet plusieurs points d’entrée vers une même pièce d’information.

C’est ce système que l’on retrouve dans Knowledge Plaza. Les utilisateurs peuvent ajouter des pièces d’information (documents, sites web, contacts, emails, etc) qu’ils classifient au moyen de tags. Le tag désigne un terme ou groupe de termes affecté à une pièce d’information et qui va caractériser son contenu, sa forme, son public cible ou sa langue par exemple. Il sert à filtrer l’information. Les tags sont organisés en familles cohérentes, appelées facettes. Par exemple, la facette “Pays” proposera les tags “Belgique”, “France”, “Italie”, etc. Knowledge Plaza permet aux utilisateurs de créer leurs propres tags. La prolifération de ces termes et la construction d’un vocabulaire commun partagé – désigné par le terme Folksnomie – n’empêche pas cependant l’utilisation d’un vocabulaire plus contrôlé et normalisé. Cette manière d’organiser les tags en facettes est un des avantages majeurs de Knowledge Plaza car cela permet de maîtriser ce qui pourrait devenir un flot de tags ingérable et complètement déstructurés. Les administrateurs de la plate-forme peuvent ainsi gérer les facettes et les tags correspondants en amont, par l’introduction de liste de suggestions fermées – ou en aval, par le « jardinage » des tags. Cette intervention a posteriori permet de maintenir la cohérence du vocabulaire utilisé en remplaçant des termes marginaux par d’autres plus usités, en les fusionnant ou encore en les transférant de facette.

Une recherche combinée pour des résultats plus pertinents

Dans Knowledge Plaza, l’utilisateur va pouvoir rechercher l’information par différentes entrées: soit par une requête sous la forme de mots-clés envoyée au moteur de recherche, soit par le biais de filtres: les tags contenus dans les facettes définies par l’organisation, le choix d’un espace (ces groupes d’utilisateurs réunis pour collaborer à des contenus spécifiques), le filtrage sur un (des) contributeur(s) spécifiques, mais également sur la nature même de la pièce d’information recherchée (document, page Web, contact, wiki, etc). Tous ces filtres peuvent être combinés et assurent à l’utilisateur flexibilité et rapidité lors de ses recherches.

Car au-delà des groupes d’utilisateurs et des facettes qui sont paramétrées selon les besoins de l’organisation, Knowledge Plaza offre une multitude de filtres propres au système, notamment via une recherche avancée très évoluée, portant sur des types de fichiers, sur des champs de méta-données spécifiques tels que le prénom d’un contact ou encore la date de publication d’un document. Avec Knowledge Plaza, c’est sûr, vous retrouvez l’information que vous recherchez. Et si vous ne la trouvez pas, c’est probablement qu’elle n’y est pas encore…

Le facteur clé de succès d’un projet de KM c’est le changement des comportements. Pour y arriver le Knowledge Manager doit être bon pédagogue et bon communicant.

Jean-Luc Abelin - Knowledge Manager de la division Bétons et granulats du groupe Lafarge

Le web 2.0 a remis sur le devant de la scène des usages – collaboration, partage d’informations, veille, diffusion ciblée – que le Knowledge Management classique n’avait pas su imposer en son temps. Les bénéfices de ces usages sont aujourd’hui tangibles : gain de temps, identification des expertises, meilleure diffusion de l’information… D’un point de vue Knowledge Management les bénéfices sont particulièrement forts en ce qui concerne le transfert de connaissances. Les plateformes collaboratives et les réseaux sociaux d’entreprises facilitent un transfert de connaissances devenu crucial dans un contexte de départ en retraite des baby-boomers. L’enjeu du transfert des connaissances implicites est très important aussi.

Jean-Luc Abelin du groupe Lafarge gère le Knowledge Management de la division Bétons et Granulats. Il met son énergie et son expertise au service de sa conviction profonde : « tout ce qui n’est pas partagé est perdu ». Il a déployé des trésors d’ingéniosité pour inciter ses collègues à formaliser et à partager leurs bonnes pratiques. Il nous livre sa vision du Knowledge Management version 2.0.

Jean-Luc Abelin, selon vous quels sont les freins et les accélérateurs du partage de connaissance ?

Jean-Luc Abelin : La première chose à faire c’est que les gens prennent conscience que le partage de connaissances répond à leurs problématiques propres et pas seulement à une volonté de la direction. On entend et on lit beaucoup qu’il faut collaborer, partager l’information et s’entraider. En théorie oui tout le monde en est convaincu mais au quotidien on constate plus de rétention d’informations qu’autre chose. Cela s’explique de plusieurs manières. La première c’est que les gens ne se rendent pas compte à quel point leurs savoirs sont importants. Souvent j’entends mes collègues me dire «Je n’ai rien fait d’extraordinaire, je n’ai pas besoin de le partager car ça ne sera utile à personne.» Or ce n’est pas vrai. Nous sommes tous experts à notre niveau, quelle que soit notre position dans l’entreprise. Et puis surtout je me bats au quotidien contre l’idée que « copier ce n’est pas bien ». L’école nous a ancré cette idée dans la tête depuis que nous sommes tout petits et nous avons parfois du mal à comprendre que, dans l’entreprise, transposer une bonne pratique signifie simplement gagner du temps et se simplifier la vie. Ce n’est pas la paresse mais simplement du sens pratique. Contrairement à ce qu’on nous a appris à l’école, copier c’est bien surtout si le « taker » apporte des améliorations. Le partage de connaissances est une attitude à avoir au quotidien, un comportement à mettre en place, pour soi et pour les autres.

Qu’est-ce qui différencie une connaissance ou un savoir d’une information ?

Jean-Luc Abelin : Il y a une dynamique du partage d’informations. L’information suit un cycle : un « truc » devient une « bonne pratique » puis une « meilleure pratique » (best practice) puis un standard. Il faut donc commencer à formaliser les « trucs » pour que chacun puisse en retirer des bénéfices. Ce que j’appelle des trucs c’est en fait tout ce qui relève du savoir implicite. C’est un élément important dans notre industrie. Si l’on prend l’exemple de la fabrication de tuiles (ancienne activité du Groupe Lafarge) on ne peut pas se contenter de dire « quand la tuile a cette couleur-là alors il faut la sortir du four ». Il faut formaliser ces savoirs pour qu’ils deviennent concrets et qu’on puisse réellement les transférer d’une personne à une autre, d’une génération à une autre. Le partage d’informations commence en local et au quotidien sur de petites actions. Cela permet de ne pas avoir constamment à réinventer la roue.

Concrètement, comment amenez-vous vos collègues à partager leurs savoirs et/ou à s’appuyer sur l’expérience des autres ?

Jean-Luc Abelin : Afin d’inciter mes collègues à partager plus et à formaliser leurs bonnes pratiques j’ai mis en place différents concours qui ont eu des résultats intéressants. Tous les trimestres j’organise le concours de la meilleure bonne pratique. Pour définir la meilleure bonne pratique je me base sur la bonne pratique qui a été la plus consultée. Pour cela j’essaie de bien faire comprendre l’importance d’avoir un titre explicite, spécifique et accrocheur et une problématique claire. Pour que ce document soit crédible chaque bonne pratique doit ensuite être vérifiée par les responsables de communauté. Cette validation est fondamentale car elle donne de la valeur à un document. La fiabilité du contenu est fondamentale pour faciliter le partage. Si mes collègues n’ont pas confiance dans le contenu des documents, ils ne partageront pas l’information ne transfèreront pas la bonne pratique. La crédibilité et la fiabilité sont des points très sensibles, très importants. La confiance dans les documents produits par d’autres fait partie du changement de comportement à mettre en place.

J’ai aussi organisé des « chasses aux trésors » pour habituer mes collègues à rechercher de l’information dans la base de données et leur faire acquérir les bons réflexes. Ce concours s’étalait pendant six semaines avec à la clé un grand prix alléchant puisqu’il s’agissait de 10 ‘un véritables Louis d’or. Je posais des questions en donnant des indices leur permettant de trouver la bonne réponse et je complexifiais les questions au fur et à mesure (par exemple je posais des questions comme: quelle est la résistance du béton utilisé pour le du pont construit à Santa Fe ? Ou bien combien de tonne de granulats de ciment ont été nécessaires à la construction du pont de l’autoroute de…). Ce concours m’a permis d’augmenter notablement le taux de connexion sur la plateforme et ce de manière durable.

Enfin, question bonus! Et si vous n’aviez qu’un seul conseil à livrer à un Knowledge Manager débutant ?

Jean-Luc Abelin : Ce serait de se concentrer sur le changement de comportements à mettre en place. Il faut une véritable gouvernance de l’information. Il est nécessaire d’avoir des personnes qui animent ce petit monde, des personnes convaincues de l’utilité du partage.

Jean-Luc Abelin vient de déployer Knowledge Plaza dans la division Béton & Granulats pour faciliter l’accès aux bonnes pratiques et mieux valoriser les contributions des collaborateurs.

SVP était à la recherche d’une plateforme collaborative lui permettant d’optimiser le partage des données issues du web. Son choix s’est porté sur Knowledge Plaza pour sa pertinence, sa flexibilité et sa facilité de prise en mains.

SVP

Depuis 1935, SVP, société d’information professionnelle et d’aide à la décision, apporte aux entreprises et aux collectivités locales des réponses personnalisées leur permettant d’optimiser leur prise de décision et maîtriser leurs risques. Le groupe SVP accompagne près de 7000 clients et 30000 décideurs en s’appuyant sur l’expertise de 230 experts organisés par domaines de compétences (ressources humaines, fiscalité, vie des affaires, communication, achats, hygiène et sécurité, etc.), ainsi que sur son réseau représenté dans 40 pays.

Objectif : Optimiser le partage des sources entre experts et faciliter la mise en place de nouvelles stratégies de gestion de l’information.

Avec 76 ans d’archives capitalisées, plus de 250000 biographies de personnalités publiques recueillies depuis les années 30 et des archives issues des principaux quotidiens nationaux, SVP possède un fonds documentaire exceptionnel. Avec la multiplication des données sur Internet, la proportion du fonds documentaire immatériel ne cesse d’augmenter.

Grégoire Henrotte, Manager KM & Veille au sein du département Innovation & Développement, précise : « La veille que nous menons nous permet d’anticiper des changements de maîtriser l’actualité avant que nos clients ne nous contactent. Avec Internet l’information clé est rapidement reprise par de nombreux sites et devient donc accessible rapidement et facilement à tout internaute. Mais le bruit généré par ces informations tourne vite à l’infobésité rendant le travail de sélection qualitative plus hasardeux. Pire, des données circulant peuvent s’avérer être fausses ou périmées, ainsi on trouve souvent des pages mises à jour très récemment mais dont le contenu date de plusieurs mois ou années. Diffuser et utiliser de vieilles informations peut avoir des conséquences désastreuses pour une entreprise ou une collectivité. Notre positionnement nous amène ainsi à adopter une démarche proactive visant à identifier de nouvelles sources à forte valeur ajoutée, à sonder le web invisible et surtout à vérifier l’information. Ce sourcing qualifié doit pouvoir être mutualisé entre les experts afin d’optimiser le temps consacré aux recherches : notre connaissance des sources est un atout majeur et stratégique qui fait partie de notre valeur ajoutée. »

C’est pourquoi SVP cherchait à optimiser le partage des données issues du web pour améliorer la circulation d’informations importantes, augmenter la collaboration entre experts et faciliter la mise en place de nouvelles stratégies de gestion de l’information.

Muriel Lafargue, Responsable des sources d’informations, ajoute : « Nous avions besoin de mieux catégoriser et structurer les données issues d’Internet mais aussi de mieux partager nos sources. C’est pourquoi la dimension collaborative de la solution recherchée était un élément clé ainsi que la structuration de l’outil qui devait être suffisamment flexible pour s’adapter à notre organisation et à nos process. »

Le choix de la solution

SVP avait listé plusieurs éléments déterminants pour le choix d’une solution:

• la possibilité de gérer efficacement un sourcing adapté en fonction des profils des utilisateurs (droits d’accès mais aussi gestion d’un sourcing personnel reposant sur un sourcing commun)
• la contribution des experts à l’alimentation du sourcing et la personnalisation de bouquets de sources
• l’interrogation en une seule requête des contenus de bouquets de sites Internet de façon à accélérer les démarches de recherches
• plus largement la flexibilité de l’outil et sa simplicité d’utilisation

Grégoire Henrotte explique: « Nous avons comparé plusieurs types de solutions : plate-formes de veille, outil de surveillance du web et intranets collaboratifs avec gestion documentaire intégrée. Knowledge Plaza a retenu notre attention sur chacun des points déterminants pour nous. C’est une plate-forme très innovante au rapport qualité-prix intéressant. Son utilisation très intuitive permet à tous, technophiles ou non, de l’utiliser. Les rapports humains avec l’équipe de Knowledge Plaza ont été un autre élément capital. L’équipe a été très à l’écoute de nos besoins spécifiques : ils se sont montrés souples, adaptables et c’est en véritables partenaires que nous avons travaillé ensemble. »

Le déroulement du projet

Trois structures ont travaillé sur ce projet du côté de SVP: l’équipe de veilleurs effectuant le travail d’identification des sources et de gestion des données, Infodoc (le service qui gère les abonnements aux sources et les outils documentaires) en appui, et la DSI en support technique. La première rencontre a eu lieu en Novembre 2009 et un pilote de Knowledge Plaza a été mis en place dès Janvier 2010 et la solution a été définitivement adoptée en Septembre 2010. Très facile d’accès et rapide à installer grâce au SaaS, la prise en main a été extrêmement simple pour tous les utilisateurs. Les équipes ont appris à l’utiliser et ont très vite identifié le potentiel de l’outil. Muriel Lafargue précise : « Par la suite nous avons bâti un environnement personnalisé et adapté à notre organisation sectorielle des métiers et compétences, chaque groupe d’experts disposant d’un accès à la plateforme. Actuellement il y a 38 thèmes qui sont surveillés et dont nous partageons le résultat sur la plateforme Knowledge Plaza. » Chaque thème est subdivisé en données sectorielles.

La plateforme Knowledge Plaza est conçue de telle façon que l’information que l’on y met est systématiquement enrichie par des méta-données – tag, description, commentaire, choix de l’espace… – qui ajoutent de la valeur et la rendent très facilement retrouvable. Par ailleurs les éléments d’information (« tiles ») peuvent être regroupés et assemblés entre eux de manière dynamique pour rassembler toute la connaissance sur un sujet donné. Comme l’outil traite chaque élément d’information au même niveau, une « mosaïque » peut être constituée d’éléments de formats divers (document, fichier, site web, référence, contact, email…). La force de Knowledge Plaza réside dans cette capacité à s’affranchir des formats pour créer un bouquet de connaissances très exhaustif.

Muriel Lafargue continue : « Avec Knowledge Plaza nous construisons une base de connaissances enrichie de l’expertise des utilisateurs. Les analystes peuvent par exemple assembler toute l’information sur un sujet en regroupant plusieurs tiles. » Cela permet de créer dynamiquement des bases de connaissance sur des thématiques transversales en ayant la garantie d’avoir une information à jour et validée. Le système de tags permet l’étiquetage et la catégorisation fine des sources. Tous les textes et toutes les méta-données sont indexés par le moteur de recherche, ce qui permet de retrouver très rapidement l’information recherchée. En cliquant sur un tag on fait apparaître tous les contenus (sites web, documents, mails…) qui contiennent ce terme. Le moteur de recherche s’appuie sur la combinaison de la navigation par tags et la recherche en texte intégral pour produire des résultats pertinents.

Actuellement, une soixantaine de personnes accède à la solution et bénéficie d’un sourcing web adapté qui est enrichi quotidiennement. « La flexibilité de Knowledge Plaza nous permet d’orienter les contenus vers des groupes d’utilisateurs en tenant compte de leurs profils d’intérêt et de droits.» précise Grégoire Henrotte. Les utilisateurs se sont adaptés à l’outil très facilement et ont apprécié son ergonomie et sa simplicité. Le temps dédié aux formations fut très court, chaque utilisateur maîtrisant les fonctionnalités principales de l’outil rapidement. Une seconde formation a été menée quelques semaines après de façon à permettre une prise en main avancée de la plateforme.

Téléchargez le témoignage de SVP

« Le bénéfice d’une meilleure structuration de l’information »

Les bénéfices résultant de l’utilisation de Knowledge Plaza sont multiples : gain de temps grâce à l’interrogation de plusieurs sites web en une seule fois et identification rapide et facile des données pertinentes : « le bénéfice d’une meilleure structuration de l’information est évident » rappelle Grégoire Henrotte. « KP nous a permis de faciliter les échanges entre experts avec des moyens nouveaux issus du web 2.0. La collaboration entre les différents métiers et compétences a été renforcée grâce à une politique de partage dynamique des données, favorisant des démarches de recherche homogènes sur le Web« .

« Knowledge Plaza permet à nos veilleurs de bénéficier du sourcing remonté par les experts lors de l’identification de nouvelles sources : c’est une stratégie win-win au sein de notre direction » conclut Muriel Lafargue.

Le leader du “Social Knowledge Management” distingué pour l’excellence de sa solution de partage, de traitement et de diffusion de l’information.

Knowledge Plaza a eu l’honneur d’être distinguée par le magazine « Data News » dans la catégorie « start-up belge de l’année », l’une des 12 catégories de ces trophées qui ont aussi récompensé Apple (société innovante de l’année), Gartner (entreprise de consulting de l’année), RealDolmen (intégrateur de l’année), EMC (entreprise de stockage de l’année), Microsoft (éditeur de logiciel de l’année)…

Les trophées Data News, magazine IT leader en Belgique, couronnent chaque année les entreprises les plus en vue du secteur IT. Ces dernières semaines, les lecteurs de Data News ont voté pour leurs entreprises préférées et le choix final des gagnants a été effectué par un jury composé de 12 professionnels constitué de spécialistes et connaisseurs du monde IT. Le prix a été décerné lors d’une soirée de gala en présence de plus de mille personnes.

Knowledge Plaza a été distinguée en récompense de son développement spectaculaire cette année et d’une actualité très riche qui comprend plusieurs éléments tels que :

• Mai 2011 : Sortie de la version KP 2.4 avec de nombreuses nouvelles fonctionnalités (flux d’activité plus dynamique, messagerie instantanée, barre de recherche rapide…)
• Février 2011 : Knowledge Plaza remporte le trophée Documation lors du salon Devcom de Bruxelles
• Février 2011 : Lancement de KP Communities, module favorisant la diffusion d’informations grâce auquel des contributeurs – veilleurs, documentalistes, animateurs de communautés, etc. – peuvent valoriser en les structurant des informations qui présentent un intérêt ciblé pour un public tiers, organisé en communautés de lecteurs (clients, départements internes…).
• Juillet 2010 : Ouverture d’un bureau à Paris pour être plus proche de ses clients
• Juin 2010 : Knowledge Plaza reçoit le prix de l’innovation iExpo / KM Forum 2010, catégorie Knowledge Management

Antoine Perdaens, co-fondateur avec Olivier Verbeke et PDG de l’entreprise déclare : « Nous sommes très honorés de recevoir ce prix qui récompense nos efforts et qui montre que notre solution répond à un besoin grandissant pour les entreprises. Knowledge Plaza incarne la nouvelle génération du KM collaboratif – à savoir un équilibre entre approche documentaire de capitalisation et approche conversationnelle de fluidification. Les contextes d’utilisation sont nombreux: veille collaborative, documentation agile, enterprise search, etc. Avec les prix précédents nous avions déjà été salués par la profession et ce trophée Data News vient couronner cette série de reconnaissances. Ce trophée est un bel hommage rendu à notre travail et j’aurai grand plaisir à porter haut et fort les couleurs de la Belgique la semaine prochaine lors de la Webmission. A l’occasion de la conférence Google I/O, nous irons rejoindre San Francisco et ses nombreuses startups à succès avec une trentaine d’’entrepreneurs belges du Web. C’est la troisième année que je co-organise cet événement et 2011 s’annonce comme une année particulièrement faste.« 

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Parce que la connaissance se fonde autant sur l’information que sur les conversations

Knowledge Plaza est reconnue pour sa richesse fonctionnelle en terme de gestion de l’information. Cette version 2.4 met l’accent sur des fonctionnalités qui favorisent les échanges et augmentent la convivialité.

Un flux d’activité plus dynamique

Knowledge Plaza se compose de la Plaza, repositoire des sources partagées, et du tableau de bord, lieu des échanges. Son flux d’activité, diffusant les commentaires, les statuts, les sources partagées ou encore les mises à jour de contenus wiki, est sensiblement enrichi:

• ajouts de commentaires directement depuis le tableau de bord,
• discussions au départ des statuts des utilisateurs,
• regroupement des activités autour d’une source,
• prévisualisation…

Ce nouveau flux d’activité stimule les conversations au sein de la plate-forme.

La messagerie instantanée

La messagerie instantanée est à présent disponible sur Knowledge Plaza. C’est une des grandes nouveautés. Avec son indicateur de présence visible depuis n’importe quel profil, elle permet aux utilisateurs en ligne d’échanger et de se rencontrer. Entrer en contact avec d’autres utilisateurs pour partager un savoir ou une expertise, et obtenir instantanément des réponses à vos questions est encore plus facile !

La Plaza simplifiée

Tout en conservant les nombreuses fonctionnalités de la Plaza, notre équipe a veillé à rendre celle-ci encore plus ergonomique. Sa navigation est désormais plus fluide et les actions groupées plus intuitives.

La recherche avancée

Répondant à un besoin significatif de nos clients, la recherche avancée fait son entrée. Elle permet d’élaborer des requêtes complexes pour des recherches très spécifiques, à l’aide de champs prédéfinis. En outre, une aide à la requête transpose automatiquement vos critères en mode booléen. Cette option facilite grandement l’apprentissage, vous permettant ensuite d’éditer vous-mêmes vos requêtes complexes et de dialoguer de manière optimale avec le moteur de recherche.

La barre de recherche rapide

Disponible depuis n’importe quel écran, une nouvelle barre de recherche rapide permet d’accéder directement à des profils d’utilisateurs ou à des capsules wiki, les Mosaics, que vous avez récemment consultées.

Et plus encore…

Plus que jamais, Knowledge Plaza allie gestion de l’information et réseau social afin de dynamiser le partage, les flux et la gestion des connaissances au sein de votre organisation. Pour vous convaincre de sa puissance et de sa convivialité, nous vous encourageons à tester gratuitement notre solution durant 30 jours.