Fabienne Vandekerkove, Consultante Senior chez Knowledge Plaza et Gregory Culpin, Business Developper, ont donné une présentation sur le phénomène de la curation lors de la réunion mensuelle de l’Association Belge de Documentation (ABD) le 15 décembre 2011.

Le contexte d’évolution du Web vers le Web conversationnel, le fameux 2.0, la multiplication et la confusion des sources sont autant de facteurs qui rendent nécessaire – voire indispensable – le filtrage de l’information et l’introduction de sens, de lisibilité. Le « curator » sélectionne, organise, diffuse l’information. Un processus très proche de celui du veilleur – si ce n’est qu’une différence essentielle les distingue : le « curator » agit par passion et ne cache pas sa subjectivité tandis le veilleur se doit d’être au service de l’entreprise et impartial. Cette vision a suscité beaucoup des débats chez les professionnels de l’information présents.

Knowledge Plaza était aussi présent sur Mediagnostic, évènement organisé le 16 décembre 2011 par La Maison de l’Entreprise à Mons. L’objectif de cette journée d’échanges était de sensibiliser les PME sur les avantages, mais également les risques liés à l’Intelligence Stratégique sur le Web, les réseaux sociaux et l’e-reputation. Tout au long de l’après-midi les intervenants se sont relayés pour échanger des bonnes pratiques autour des stratégies de communication en ligne, le Community Management et la gestion de l’identité numérique des individus et des entreprises.

Thomas Moreau, chargé de communication chez Knowledge Plaza, a axé sa présentation sur la veille et le Knowledge Management, un des piliers de l’Intelligence Stratégique. Il a rappelé l’importance de mieux collaborer à la veille en interne – souvent spontanée mais peu structurée et mal partagée – et de mettre à profit tout ce savoir cumulé par les collaborateurs afin de détecter des signaux faibles qui permettront à l’entreprise de prendre des décisions éclairées.

Il est fréquent dans les organisations de confier des responsabilités à ceux qui « savent » plus souvent qu’à ceux qui s’engagent. Or l’entreprise a souvent plus besoin d’engagement de ses collaborateurs que d’une connaissance académique.

Claude Super Quel est selon vous le futur et les tendances de la gestion des connaissances ? Qu’est-ce qui différencie une connaissance ou un savoir d’une information?

Une information c’est une ou plusieurs données contextualisées. Une connaissance, c’est une information ou un assemblage d’informations utiles et utilisables dans un contexte particulier. Je pense que la gestion des connaissances représente un vrai gisement de productivité pour les entreprises et de valorisation personnelle pour les individus. Pourtant derrière une apparente convergence se cache une profonde distorsion d’intérêt : la connaissance est source de pouvoir et la partager, c’est accepter de perdre du pouvoir.

Knowledge Management ou pas, l’entreprise doit, afin d’espérer valoriser à son avantage cet énorme capital de connaissances, bousculer la donne du pouvoir et des hiérarchies établies.

Il est fréquent que les organisations confient davantage les responsabilités à ceux qui « savent » qu’à ceux qui s’engagent. Or l’entreprise a souvent plus besoin de l’engagement de ses collaborateurs que d’une connaissance « académique ». Pourtant, il est difficile d’imaginer d’abandonner une parcelle de pouvoir sans contrepartie. La contrepartie que le collaborateur va trouver dépend de l’entreprise. Celle-ci peut inciter les collaborateurs à partager plus leurs connaissances en les mettant plus au service de la « communauté », notamment, par l’instauration de nouveaux critères d’évaluation et de promotion des collaborateurs liés à la notion d’implication (par exemple : contribution, participation, proposition) dont l’appréciation ne peut se faire que dans des espaces collaboratifs et dans l’échange.

A mon avis, il ne s’agit pas que d’une question de plateforme ou d’outil capable d’ingérer et de restituer des informations, il faut également tenir compte des connaissances non documentées dans les systèmes informatiques. La tendance aujourd’hui est d’affirmer sa volonté d’aller de l’avant dans la mise en œuvre, mais ce n’est pas forcément suffisant. Il faut apporter de la pertinence et pour cela structurer l’accès à la connaissance en fonction de la diversité des besoins et des situations. Ce n’est parce qu’une initiative a échoué à un moment donné qu’il faut définitivement abandonner ce type de projet, il faut trouver le « bon moment », celui qui correspond au rythme et à la culture de l’entreprise.

Quels sont selon vous les accélérateurs et les freins du partage de connaissances?

Tout d’abord, les freins car ils sont nombreux : résistance au changement, peur de perte de pouvoir, peur de perte de contrôle, absence de vision, manque de courage, etc. sont autant des freins à tout changement, donc à l’ouverture et au partage de la connaissance. Le partage de la connaissance n’est pas un projet technique même si la plateforme qui sera choisie et mise en production est essentielle. Il s’agit beaucoup plus d’un projet tenant à l’évolution de l’entreprise vers un modèle plus collaboratif, plus ouvert.

Les accélérateurs sont définitivement du côté du C-level et ce sont les dirigeants avec l’adhésion du middle management qui vont créer les conditions de la réussite des projets : clarté et transparence dans les moyens et objectifs, humilité, simplicité, écoute. Les projets collaboratifs et de partage de connaissance sont des projets « structurants » de l’entreprise de demain et ils doivent être conduits avec rigueur afin, notamment, d’identifier les points de blocages éventuels mais aussi les sponsors et ceux qui dans l’entreprise seront les premiers à souhaiter pouvoir participer de ces projets parce qu’ils ont déjà identifiés les bénéfices qu’ils pourront en retirer.

La mise en œuvre par les responsables des ressources humaines de démarches « d’exploitation de l’intelligence collective » et de son corollaire, à savoir l’émergence de la notion de hiérarchie verticale est un facteur d’accélération du partage de connaissance. La notion de hiérarchie verticale est un « concept » qui permet de mettre en œuvre ces nouveaux types d’évaluation. Elle est devenue courante dans les réseaux sociaux où les personnes se « like » ou se « dislike », ou donnent des notes. Il s’agit dans un groupe, un espace, une communauté, de mettre en oeuvre les moyens qui permettent aux participants de ce groupe de juger (et de publier leur appréciation) de la pertinence, de la qualité, voire du leadership, d’une personne dans son rôle au sein du groupe.

Ce concept a deux avantages : le premier est qu’on peut être reconnu comme très pertinent dans un rôle et dans un espace et moins dans un autre (ce qui est souvent le cas dans notre vie quotidienne), le second est qu’il permet au collaborateur de mieux « se connaître » et ainsi de mieux valoriser son engagement au service de l’entreprise, laquelle y trouve un énorme avantage en permettant à ce collaborateur de s’épanouir dans sa « zone de confort » et ainsi d’éviter frustration et absence de loyauté.

Et si vous n’aviez qu’un seul conseil à livrer à un dirigeant d’entreprise, à un responsable KM ou à un community manager, quel serait-il ?

Je conseille au dirigeant de prendre le temps d’expliquer sa vision afin que les projets, y compris ceux tenants au partage des connaissances, puissent se développer dans un climat de confiance.

Quant au responsable Knowledge Management ou au Community Manager, le meilleur conseil à lui donner, bien qu’il le sache déjà, est de rester humble, de considérer son rôle en tant que « fournisseur » d’un service à très forte valeur ajoutée pour l’entreprise toute entière et son écosystème. Le Knowledge Manager sait que son travail au quotidien dépend de ses capacités d’interactions avec les participants de cet écosystème et que de ce point de vue il doit faire preuve, en plus de ses compétences métiers, d’une réelle capacité d’empathie.

Claude Super intervient auprès de nombreuses entreprises et organisations en Suisse et en Europe dans le cadre de la mise en oeuvre de politiques et de solutions de gestion des actifs informationnels : standards, chartes, référentiels documentaires, intranets & réseaux sociaux dʼentreprise. Il apporte une méthode et une expérience diversifiées de gestion et de développement de petites et moyennes entreprises, acquises au long dʼune carrière de responsable opérationnel et de dirigeant de sociétés de services.

Reconnu pour son pragmatisme et sa capacité à synthétiser les problématiques métiers, il contribue quotidiennement aux choix et à la mise en production des solutions techniques les mieux adaptées en réponse aux besoins d’efficacité et de gestion pour les organisations avec lesquelles il collabore.

Par ailleurs, il publie sur de nombreux blogs (InfGov.net, AIIM) et partage ses réflexions sur les thématiques de la gouvernance de l’information, lʼEntreprise 2.0 ainsi que le déploiement des réseaux sociaux dʼentreprise et Digital Workplace.

Enfin, Claude Super est titulaire dʼun Master en Sciences Politiques (Paris I Panthéon- Sorbonne) et dʼun Master en Histoire Contemporaine (Paris IV Sorbonne).

sur twitter: @claudesuper

son blog: www.claudesuper.com

En tant que plate-forme Web, Knowledge Plaza regroupe un ensemble de fonctionnalités qui peuvent être intégrées à votre navigateur. Voici quelques astuces pour être encore plus efficace dans votre utilisation de KP au quotidien, avec l’aide de votre navigateur préféré.

La barre de favoris pour ajouter ou créer rapidement des Tiles

Les utilisateurs de Knowledge Plaza connaissent bien le bookmarklet, ce petit bouton à installer sur la barre de favoris du navigateur pour facilement sauver des pages Web. Cette barre de favoris peut également servir de raccourci pour toute une série d’actions récurrentes que vous effectuez dans Knowledge Plaza, telles que l’ajout d’un document ou la création d’une Mosaic par exemple.

Toutes ces actions étant organisées sous la forme de lien, vous pouvez donc à loisir ajouter des liens par simple glisser-déposer sur votre barre de favoris.

Bookmarker des recherches récurrentes

Lorsque vous effectuez une recherche dans la Plaza, l’url ne change pas. Pas simple dès lors d’ajouter une recherche récurrente à vos favoris. Pourtant, c’est possible (et très pratique!).

• En bas de la Plaza se trouve un bouton Partager. Cliquez dessus et vous obtiendrez une url qu’il vous suffit de copier.

• Ouvrez ensuite le gestionnaire de favoris de votre navigateur, naviguez jusqu’au dossier correspondant à votre barre de favoris et sélectionnez Ajouter un favori ou Nouveau marque-page, selon le navigateur.

• Remplissez les champs nécessaires, notamment en collant l’adresse de la recherche.

• C’est fait!

• Notez également que vous pouvez regrouper ces liens dans un seul dossier.

Ajouter Knowledge Plaza à votre barre de recherche

La plupart des navigateurs intègrent une barre de recherche dans leur navigateur. Celle-ci permet aux utilisateurs de rapidement effectuer des recherches auprès de leurs moteurs favoris. La liste des moteurs peut être gérée par l’utilisateur, notamment dans Firefox, pour en ajouter ou en supprimer. Il est donc possible de rajouter KP à cette liste, où toute autre boîte de recherche présente dans Knowledge Plaza. Voici comment faire:

• Rendez-vous sur la Plaza et ouvrez la liste des moteurs. Firefox reconnaîtra et proposera la boîte de recherche de Knowledge Plaza. Confirmez l’ajout.

• C’est fait! Il ne vous reste plus qu’à effectuer un ctrl+K à chaque fois que vous souhaitez démarrer une recherche dans Knowledge Plaza

Gérer dynamiquement des favoris

Firefox propose une fonctionnalité tout simplement géniale: les Live Bookmarks (ou Marque-pages dynamiques). Au départ d’un flux RSS, créez un dossier de favoris mis à jour automatiquement. Avec Knowledge Plaza, comment cela se traduit-il? Vous pouvez ajouter comme favoris les Mosaics auxquelles vous êtes abonné. Cela vous permet d’accéder très facilement à celles-ci, depuis votre navigateur.

• Effectuez une recherche dans la Plaza, les Mosaics auxquelles vous êtes abonné par exemple.

• Au-bas de la page de résultats, cliquez sur l’icône RSS

• Abonnez-vous à ce flux en utilisant les Marque-pages dynamiques

• Nommez votre marque-page dynamique et sauvez-le dans votre barre de favoris.
• Voilà! Vous pouvez à présent accéder plus facilement encore à vos Mosaics.

Knowledge Plaza permet de sauvegarder des pages Web au sein de la plate-forme, notamment via un petit bookmarklet installé dans la barre de favoris de son navigateur préféré.

Une autre option s’offre également aux utilisateurs via un plugin spécifique aux emails pipelines – cette fonctionnalité unique, disponible pour tout nos clients Entreprise, qui permet d’envoyer des contenus par email directement dans la plate-forme. Ce plugin permet en effet d’importer des sources Web au départ de liens contenus dans un email adressé à KP. Cet envoi génère, pour chaque lien repris dans le corps de l’email, un Tile (à savoir une fiche descriptive de la pièce d’information) dont le titre et la description sont directement puisés sur les pages Web.

L’envoi peut être généré manuellement. Mais là où il trouve sans doute tout son intérêt, c’est qu’il peut être automatisé, sur base notamment d’un flux RSS, avec la complicité d’un outil qui a récemment vu le jour: IFTTT.com.

IFTTT (If This Then That) est un service gratuit permettant de définir des actions par rapport à des évènements qui ont lieu sur la Toile, et plus précisément sur un ensemble de services en ligne, tels que Facebook, Gmail, Youtube, Flickr, Diigo, Twitter ou tout simplement des flux RSS. Ainsi, par exemple, vous pouvez envoyer un message instantané à IFTTT dont le contenu sera publié directement comme statut de votre profil LinkedIn. De nombreuses combinaisons sont possibles. Et notamment celle permettant d’envoyer un email dès qu’un mot-clé apparaît dans un flux RSS.

Si vous êtes veilleur professionnel, vous connaissez les flux RSS, sortes de souscriptions qui arrivent dans un lecteur et qui permettent de suivre les publications d’un site Web, qu’il s’agisse d’un site de presse, d’un réseau social ou encore d’un site de partage de photos. Vous surveillez probablement une multitude de flux RSS aggrégés dans votre lecteur, Google Reader, FeedDemon ou autres, à la recherche d’une information-clé que vous devez rapidement partager avec vos clients, partenaires ou collaborateurs.

Avec IFTTT, il est possible de générer un email adressé à Knowledge Plaza entre autres dès qu’un mot-clé apparaît dans le flux RSS que vous lui soumettez. Cet email contenant un lien vers la source Web va automatiquement créer un Tile correspondant. A vous de voir dans la configuration de votre email pipeline où le lien doit être publié: un espace temporaire réservé à la validation des sources que vous souhaitez diffuser par exemple.

L’opération peut paraître complexe mais vous verrez que c’est relativement intuitif et que cela peut vous faire épargner du temps par la suite. Les étapes sont les suivantes:

• Créer un email pipeline sur votre instance Knowledge Plaza (privilège réservé aux administrateurs) en y intégrant le plugin appelé ‘extract_links’
• Créer un compte IFTTT.com
• Créer une tâche sur IFTTT: si un item issu de mon flux RSS contient le mot-clé indiqué, alors envoyer un mail depuis mon compte Gmail (qu’il vous faudra connecter à IFTTT) à Knowledge Plaza

Si vous voulez ajouter d’autres flux RSS, vous devrez créer à chaque fois une nouvelle tâche. Pour vous épargner ce travail, nous vous conseillons d’agréger un ensemble de flux au départ de Yahoo Pipes et d’utiliser le ‘flux de flux’ ainsi créé comme source à monitorer.

1- Créer un email pipeline dans Knowledge Plaza

Depuis l’interface d’administration, créez votre pipeline

• Nommez-le
• Indiquez le comportement souhaité (quel utilisateur va être reconnu comme le ‘propriétaire’ du Tile, l’espace où il doit être ajouté, les éventuels tags à y apposer, etc.
• Sélectionnez le plugin ‘extract_links’
• Sauvegardez

2- Créez un compte IFTTT

Très simple, un nom d’utilisateur, un email, un mot de passe et le tour est joué.

3- Créez votre tâche sur IFTTT

• Choisissez d’abord le canal d’information source: un flux RSS

• Définissez ensuite l’un des deux éléments déclencheurs: soit pour tout nouvel item publié, soit pour tout nouvel item publié contenant un mot-clé spécifié. Tout dépendra si vous souhaitez ou non filtrer vos alertes (peut-être ce filtre a-t-il déjà été configuré en amont de votre flux?). Pour l’exemple, nous allons opter pour le filtrage sur un mot-clé.
• Collez l’url du flux RSS que vous souhaitez surveiller, et sauvez.

• Choisissez maintenant Gmail comme canal de sortie.

• Autorisez IFTTT à interagir avec Gmail (cette opération ne devra se faire qu’une fois)

• Optez ensuite pour l’envoi d’un email.
• Indiquez dans le champ destinataire l’adresse dédiée à l’email pipeline de Knowledge Plaza.
• Assurez-vous que le champ ‘EntryUrl’ figure bien dans le corps du message et supprimez les autres champs.
• Validez la création de votre tâche.

Voilà. C’est fait. A présent, lorsqu’un item issu du flux RSS contient le mot-clé spécifié, un Tile Web est généré dans Knowledge Plaza, grâce à l’envoi d’un email assuré par IFTTT.

IFTTT relance les requêtes toutes les 15 minutes. Ce qui n’est pas mal pour un service encore disponible qu’en Beta. Longue vie à IFTTT, donc.

D’autres services permettent également de transposer des flux RSS en email, tels que http://www.rss-follow.net/, http://www.feedmyinbox.com/ ou http://www.feedmailer.net/ mais IFTTT est plus souple, intuitif, et lui seul permet de personnaliser le corps de l’email de tel sorte qu’il ne contienne que des liens répondants à vos critères (pas de publicités, pas de lien vers la gestion du service, etc).

Le 6 Octobre nous avons eu le plaisir de lancer le club utilisateurs de Knowledge Plaza et d’accueillir nos clients à Bruxelles au cours d’une journée qui a mixé temps de travail et découverte gastronomique de la ville. Fidèles à notre attachement au partage de l’information et au développement de l’intelligence collective, nous avons souhaité réunir nos utilisateurs pour qu’ils se connaissent entre eux et découvrent de l’intérieur les multiples usages de Knowledge Plaza.

Des utilisateurs d’entreprises telles que Euranova, la Police Fédérale belge, Edge Consulting, CETIC (Centre d’Excellence en Technologies de l’Information et de la Communication), Lafarge, EDF, SVP, PMU et d’autres étaient présents et ont participé à une réflexion constructive.

Homogénéiser l’accès à la connaissance et favoriser l’adoption

Grégoire Henrotte, manager veille et information de SVP a expliqué comment Knowledge Plaza aide SVP à optimiser la recherche dans leurs bases (internes et externe) via la création de moteurs de recherche personnalisés. Les bénéfices qu’il en retire sont : la limitation de l’infobésité, la diminution de certains temps de recherche et l’homogénéisation de l’accès à la connaissance pour les experts. Quant à Jean-Luc Abelin, Knowledge Manager de la division Bétons & Granulats de Lafarge, il a fait part des trucs et astuces lui ayant permis de faciliter l’adoption et la prise en mains de la plateforme via la mise en place de concours et « chasses à l’information ».

Les échanges ont permis de mettre en avant les points communs entre nos clients. Ce qui ressort en premier lieu c’est que ce sont des entreprises ou des départements qui produisent et diffusent beaucoup d’informations comme par exemple la cellule de veille du PMU, la direction des achats de EDF ou le département R&D d’une grande entreprise de cosmétiques. Parmi les PME utilisant Knowledge Plaza c’est le besoin de capitaliser les expertises, tant internes qu’externes qui est apparu comme principal moteur d’usage de la solution. Euranova, par exemple, société de conseil en informatique utilise Knowledge Plaza à la fois comme un Intranet et comme un réseau social d’entreprise tant pour le partage des connaissances en provenance de l’interne et de l’externe que pour la gestion de projets avec ses clients.

Une autre grande entreprise a résumé son utilisation de Knowledge Plaza par : « Grâce à Knowledge Plaza nous centralisons, partageons et identifions très rapidement nos connaissances ».

Parmi les points qui ont été abordés on peut citer : la gestion du multilinguisme (comment une recherche dans une langue fait remonter des résultats même dans une autre langue, démonstration à partir d’une table de traduction de plusieurs milliers de mots), le module d’import de Lotus Notes pour construire une base documentaire 2.0 déjà riche de données existantes ou encore le thème du « jardinage » des tags. Ainsi il est apparu qu’en matière de gestion de l’information il est indispensable de « jardiner, cultiver, désherber ».

Détente à Bruxelles Plaza

La journée s’est ensuite prolongée par une visite du centre ville de Bruxelles et la dégustation de spécialités locales telles que gaufres, speculoos et chocolat belges… il faut savoir allier l’utile à l’agréable à chaque fois que c’est possible.

Nous réunirons nos utilisateurs plusieurs fois dans l’année au cours de sessions de travail de quelques heures pour continuer à diffuser la connaissance et rester à l’écoute des besoins d’évolution. Notre leitmotiv est de continuer à faire évoluer la plateforme vers un meilleur confort d’utilisation et, là encore, réussir à joindre l’utile à l’agréable.