Fabienne Vandekerkove, Consultante Senior chez Knowledge Plaza et Gregory Culpin, Business Developper, ont donné une présentation sur le phénomène de la curation lors de la réunion mensuelle de l’Association Belge de Documentation (ABD) le 15 décembre 2011.

Le contexte d’évolution du Web vers le Web conversationnel, le fameux 2.0, la multiplication et la confusion des sources sont autant de facteurs qui rendent nécessaire – voire indispensable – le filtrage de l’information et l’introduction de sens, de lisibilité. Le « curator » sélectionne, organise, diffuse l’information. Un processus très proche de celui du veilleur – si ce n’est qu’une différence essentielle les distingue : le « curator » agit par passion et ne cache pas sa subjectivité tandis le veilleur se doit d’être au service de l’entreprise et impartial. Cette vision a suscité beaucoup des débats chez les professionnels de l’information présents.

Knowledge Plaza était aussi présent sur Mediagnostic, évènement organisé le 16 décembre 2011 par La Maison de l’Entreprise à Mons. L’objectif de cette journée d’échanges était de sensibiliser les PME sur les avantages, mais également les risques liés à l’Intelligence Stratégique sur le Web, les réseaux sociaux et l’e-reputation. Tout au long de l’après-midi les intervenants se sont relayés pour échanger des bonnes pratiques autour des stratégies de communication en ligne, le Community Management et la gestion de l’identité numérique des individus et des entreprises.

Thomas Moreau, chargé de communication chez Knowledge Plaza, a axé sa présentation sur la veille et le Knowledge Management, un des piliers de l’Intelligence Stratégique. Il a rappelé l’importance de mieux collaborer à la veille en interne – souvent spontanée mais peu structurée et mal partagée – et de mettre à profit tout ce savoir cumulé par les collaborateurs afin de détecter des signaux faibles qui permettront à l’entreprise de prendre des décisions éclairées.

En tant que plate-forme Web, Knowledge Plaza regroupe un ensemble de fonctionnalités qui peuvent être intégrées à votre navigateur. Voici quelques astuces pour être encore plus efficace dans votre utilisation de KP au quotidien, avec l’aide de votre navigateur préféré.

La barre de favoris pour ajouter ou créer rapidement des Tiles

Les utilisateurs de Knowledge Plaza connaissent bien le bookmarklet, ce petit bouton à installer sur la barre de favoris du navigateur pour facilement sauver des pages Web. Cette barre de favoris peut également servir de raccourci pour toute une série d’actions récurrentes que vous effectuez dans Knowledge Plaza, telles que l’ajout d’un document ou la création d’une Mosaic par exemple.

Toutes ces actions étant organisées sous la forme de lien, vous pouvez donc à loisir ajouter des liens par simple glisser-déposer sur votre barre de favoris.

Bookmarker des recherches récurrentes

Lorsque vous effectuez une recherche dans la Plaza, l’url ne change pas. Pas simple dès lors d’ajouter une recherche récurrente à vos favoris. Pourtant, c’est possible (et très pratique!).

• En bas de la Plaza se trouve un bouton Partager. Cliquez dessus et vous obtiendrez une url qu’il vous suffit de copier.

• Ouvrez ensuite le gestionnaire de favoris de votre navigateur, naviguez jusqu’au dossier correspondant à votre barre de favoris et sélectionnez Ajouter un favori ou Nouveau marque-page, selon le navigateur.

• Remplissez les champs nécessaires, notamment en collant l’adresse de la recherche.

• C’est fait!

• Notez également que vous pouvez regrouper ces liens dans un seul dossier.

Ajouter Knowledge Plaza à votre barre de recherche

La plupart des navigateurs intègrent une barre de recherche dans leur navigateur. Celle-ci permet aux utilisateurs de rapidement effectuer des recherches auprès de leurs moteurs favoris. La liste des moteurs peut être gérée par l’utilisateur, notamment dans Firefox, pour en ajouter ou en supprimer. Il est donc possible de rajouter KP à cette liste, où toute autre boîte de recherche présente dans Knowledge Plaza. Voici comment faire:

• Rendez-vous sur la Plaza et ouvrez la liste des moteurs. Firefox reconnaîtra et proposera la boîte de recherche de Knowledge Plaza. Confirmez l’ajout.

• C’est fait! Il ne vous reste plus qu’à effectuer un ctrl+K à chaque fois que vous souhaitez démarrer une recherche dans Knowledge Plaza

Gérer dynamiquement des favoris

Firefox propose une fonctionnalité tout simplement géniale: les Live Bookmarks (ou Marque-pages dynamiques). Au départ d’un flux RSS, créez un dossier de favoris mis à jour automatiquement. Avec Knowledge Plaza, comment cela se traduit-il? Vous pouvez ajouter comme favoris les Mosaics auxquelles vous êtes abonné. Cela vous permet d’accéder très facilement à celles-ci, depuis votre navigateur.

• Effectuez une recherche dans la Plaza, les Mosaics auxquelles vous êtes abonné par exemple.

• Au-bas de la page de résultats, cliquez sur l’icône RSS

• Abonnez-vous à ce flux en utilisant les Marque-pages dynamiques

• Nommez votre marque-page dynamique et sauvez-le dans votre barre de favoris.
• Voilà! Vous pouvez à présent accéder plus facilement encore à vos Mosaics.

Knowledge Plaza permet de sauvegarder des pages Web au sein de la plate-forme, notamment via un petit bookmarklet installé dans la barre de favoris de son navigateur préféré.

Une autre option s’offre également aux utilisateurs via un plugin spécifique aux emails pipelines – cette fonctionnalité unique, disponible pour tout nos clients Entreprise, qui permet d’envoyer des contenus par email directement dans la plate-forme. Ce plugin permet en effet d’importer des sources Web au départ de liens contenus dans un email adressé à KP. Cet envoi génère, pour chaque lien repris dans le corps de l’email, un Tile (à savoir une fiche descriptive de la pièce d’information) dont le titre et la description sont directement puisés sur les pages Web.

L’envoi peut être généré manuellement. Mais là où il trouve sans doute tout son intérêt, c’est qu’il peut être automatisé, sur base notamment d’un flux RSS, avec la complicité d’un outil qui a récemment vu le jour: IFTTT.com.

IFTTT (If This Then That) est un service gratuit permettant de définir des actions par rapport à des évènements qui ont lieu sur la Toile, et plus précisément sur un ensemble de services en ligne, tels que Facebook, Gmail, Youtube, Flickr, Diigo, Twitter ou tout simplement des flux RSS. Ainsi, par exemple, vous pouvez envoyer un message instantané à IFTTT dont le contenu sera publié directement comme statut de votre profil LinkedIn. De nombreuses combinaisons sont possibles. Et notamment celle permettant d’envoyer un email dès qu’un mot-clé apparaît dans un flux RSS.

Si vous êtes veilleur professionnel, vous connaissez les flux RSS, sortes de souscriptions qui arrivent dans un lecteur et qui permettent de suivre les publications d’un site Web, qu’il s’agisse d’un site de presse, d’un réseau social ou encore d’un site de partage de photos. Vous surveillez probablement une multitude de flux RSS aggrégés dans votre lecteur, Google Reader, FeedDemon ou autres, à la recherche d’une information-clé que vous devez rapidement partager avec vos clients, partenaires ou collaborateurs.

Avec IFTTT, il est possible de générer un email adressé à Knowledge Plaza entre autres dès qu’un mot-clé apparaît dans le flux RSS que vous lui soumettez. Cet email contenant un lien vers la source Web va automatiquement créer un Tile correspondant. A vous de voir dans la configuration de votre email pipeline où le lien doit être publié: un espace temporaire réservé à la validation des sources que vous souhaitez diffuser par exemple.

L’opération peut paraître complexe mais vous verrez que c’est relativement intuitif et que cela peut vous faire épargner du temps par la suite. Les étapes sont les suivantes:

• Créer un email pipeline sur votre instance Knowledge Plaza (privilège réservé aux administrateurs) en y intégrant le plugin appelé ‘extract_links’
• Créer un compte IFTTT.com
• Créer une tâche sur IFTTT: si un item issu de mon flux RSS contient le mot-clé indiqué, alors envoyer un mail depuis mon compte Gmail (qu’il vous faudra connecter à IFTTT) à Knowledge Plaza

Si vous voulez ajouter d’autres flux RSS, vous devrez créer à chaque fois une nouvelle tâche. Pour vous épargner ce travail, nous vous conseillons d’agréger un ensemble de flux au départ de Yahoo Pipes et d’utiliser le ‘flux de flux’ ainsi créé comme source à monitorer.

1- Créer un email pipeline dans Knowledge Plaza

Depuis l’interface d’administration, créez votre pipeline

• Nommez-le
• Indiquez le comportement souhaité (quel utilisateur va être reconnu comme le ‘propriétaire’ du Tile, l’espace où il doit être ajouté, les éventuels tags à y apposer, etc.
• Sélectionnez le plugin ‘extract_links’
• Sauvegardez

2- Créez un compte IFTTT

Très simple, un nom d’utilisateur, un email, un mot de passe et le tour est joué.

3- Créez votre tâche sur IFTTT

• Choisissez d’abord le canal d’information source: un flux RSS

• Définissez ensuite l’un des deux éléments déclencheurs: soit pour tout nouvel item publié, soit pour tout nouvel item publié contenant un mot-clé spécifié. Tout dépendra si vous souhaitez ou non filtrer vos alertes (peut-être ce filtre a-t-il déjà été configuré en amont de votre flux?). Pour l’exemple, nous allons opter pour le filtrage sur un mot-clé.
• Collez l’url du flux RSS que vous souhaitez surveiller, et sauvez.

• Choisissez maintenant Gmail comme canal de sortie.

• Autorisez IFTTT à interagir avec Gmail (cette opération ne devra se faire qu’une fois)

• Optez ensuite pour l’envoi d’un email.
• Indiquez dans le champ destinataire l’adresse dédiée à l’email pipeline de Knowledge Plaza.
• Assurez-vous que le champ ‘EntryUrl’ figure bien dans le corps du message et supprimez les autres champs.
• Validez la création de votre tâche.

Voilà. C’est fait. A présent, lorsqu’un item issu du flux RSS contient le mot-clé spécifié, un Tile Web est généré dans Knowledge Plaza, grâce à l’envoi d’un email assuré par IFTTT.

IFTTT relance les requêtes toutes les 15 minutes. Ce qui n’est pas mal pour un service encore disponible qu’en Beta. Longue vie à IFTTT, donc.

D’autres services permettent également de transposer des flux RSS en email, tels que http://www.rss-follow.net/, http://www.feedmyinbox.com/ ou http://www.feedmailer.net/ mais IFTTT est plus souple, intuitif, et lui seul permet de personnaliser le corps de l’email de tel sorte qu’il ne contienne que des liens répondants à vos critères (pas de publicités, pas de lien vers la gestion du service, etc).

La recherche par facettes (en anglais: faceted search), également appelée ‘navigation à facettes’, est un moyen d’accéder rapidement à l’information via une catégorisation dynamique et combinatoire. Ce système permet d’identifier une information selon différents critères de recherche. Il s’oppose au principe de classification hiérarchique, unique, obéissant à une taxonomie prédéfinie.

La recherche à facettes, une fusion entre navigation et recherche

Historiquement, le Web proposait deux modes de recherche:

• L’un consistait à la recherche par navigation au sein de répertoires dont l’organisation relevait de l’indexation humaine. Ces répertoires permettaient d’identifier des sites Web, classifiés en dossiers et sous-dossiers. Les plus connus sont LookSmart, Yahoo! Directory et DMOZ.
• L’autre mode bien connu est la recherche en texte intégral, directe, basée sur l’introduction de mots-clés dans une boîte de recherche pour exécuter une requête qui génère des pages de résultats menant à des pages Web, préalablement indexées par des moteurs. Parmi les plus connus à l’époque, citons AltaVista, Northern Light, AllTheWeb (Fast), HotBot, Ask, et bien évidemment Google.

Si la recherche directe a indéniablement pris le pas sur la navigation, la recherche à facettes offre une approche idéale combinant navigation et recherche directe. Ce mode de recherche est d’ailleurs aujourd’hui proposé par bon nombre de services. Imaginez par exemple que vous devez réserver un hôtel à Venise. Vous allez identifier un site Web agrégeant une série d’hôtels dont un ensemble d’informations permettent leur catégorisation: la localisation, le prix de la chambre, sa disponibilité, l’accès au wifi, l’évaluation laissée par les utilisateurs, etc. Vous allez débuter votre recherche en entrant le mot-clé ‘venise’, accompagné éventuellement d’une série de premiers critères. Sur base des résultats générés, vous allez ensuite approfondir celle-ci, selon des choix qui vous sont propres, pour enfin sélectionner l’hôtel de votre choix et procéder à la réservation de la chambre.

Un système souple, offrant un équilibre entre taxonomie et folksonomie

La force de la recherche par facettes réside principalement dans sa flexibilité, son ergonomie et sa grande pertinence. En effet, elle permet plusieurs points d’entrée vers une même pièce d’information.

C’est ce système que l’on retrouve dans Knowledge Plaza. Les utilisateurs peuvent ajouter des pièces d’information (documents, sites web, contacts, emails, etc) qu’ils classifient au moyen de tags. Le tag désigne un terme ou groupe de termes affecté à une pièce d’information et qui va caractériser son contenu, sa forme, son public cible ou sa langue par exemple. Il sert à filtrer l’information. Les tags sont organisés en familles cohérentes, appelées facettes. Par exemple, la facette “Pays” proposera les tags “Belgique”, “France”, “Italie”, etc. Knowledge Plaza permet aux utilisateurs de créer leurs propres tags. La prolifération de ces termes et la construction d’un vocabulaire commun partagé – désigné par le terme Folksnomie – n’empêche pas cependant l’utilisation d’un vocabulaire plus contrôlé et normalisé. Cette manière d’organiser les tags en facettes est un des avantages majeurs de Knowledge Plaza car cela permet de maîtriser ce qui pourrait devenir un flot de tags ingérable et complètement déstructurés. Les administrateurs de la plate-forme peuvent ainsi gérer les facettes et les tags correspondants en amont, par l’introduction de liste de suggestions fermées – ou en aval, par le « jardinage » des tags. Cette intervention a posteriori permet de maintenir la cohérence du vocabulaire utilisé en remplaçant des termes marginaux par d’autres plus usités, en les fusionnant ou encore en les transférant de facette.

Une recherche combinée pour des résultats plus pertinents

Dans Knowledge Plaza, l’utilisateur va pouvoir rechercher l’information par différentes entrées: soit par une requête sous la forme de mots-clés envoyée au moteur de recherche, soit par le biais de filtres: les tags contenus dans les facettes définies par l’organisation, le choix d’un espace (ces groupes d’utilisateurs réunis pour collaborer à des contenus spécifiques), le filtrage sur un (des) contributeur(s) spécifiques, mais également sur la nature même de la pièce d’information recherchée (document, page Web, contact, wiki, etc). Tous ces filtres peuvent être combinés et assurent à l’utilisateur flexibilité et rapidité lors de ses recherches.

Car au-delà des groupes d’utilisateurs et des facettes qui sont paramétrées selon les besoins de l’organisation, Knowledge Plaza offre une multitude de filtres propres au système, notamment via une recherche avancée très évoluée, portant sur des types de fichiers, sur des champs de méta-données spécifiques tels que le prénom d’un contact ou encore la date de publication d’un document. Avec Knowledge Plaza, c’est sûr, vous retrouvez l’information que vous recherchez. Et si vous ne la trouvez pas, c’est probablement qu’elle n’y est pas encore…

SVP était à la recherche d’une plateforme collaborative lui permettant d’optimiser le partage des données issues du web. Son choix s’est porté sur Knowledge Plaza pour sa pertinence, sa flexibilité et sa facilité de prise en mains.

SVP

Depuis 1935, SVP, société d’information professionnelle et d’aide à la décision, apporte aux entreprises et aux collectivités locales des réponses personnalisées leur permettant d’optimiser leur prise de décision et maîtriser leurs risques. Le groupe SVP accompagne près de 7000 clients et 30000 décideurs en s’appuyant sur l’expertise de 230 experts organisés par domaines de compétences (ressources humaines, fiscalité, vie des affaires, communication, achats, hygiène et sécurité, etc.), ainsi que sur son réseau représenté dans 40 pays.

Objectif : Optimiser le partage des sources entre experts et faciliter la mise en place de nouvelles stratégies de gestion de l’information.

Avec 76 ans d’archives capitalisées, plus de 250000 biographies de personnalités publiques recueillies depuis les années 30 et des archives issues des principaux quotidiens nationaux, SVP possède un fonds documentaire exceptionnel. Avec la multiplication des données sur Internet, la proportion du fonds documentaire immatériel ne cesse d’augmenter.

Grégoire Henrotte, Manager KM & Veille au sein du département Innovation & Développement, précise : « La veille que nous menons nous permet d’anticiper des changements de maîtriser l’actualité avant que nos clients ne nous contactent. Avec Internet l’information clé est rapidement reprise par de nombreux sites et devient donc accessible rapidement et facilement à tout internaute. Mais le bruit généré par ces informations tourne vite à l’infobésité rendant le travail de sélection qualitative plus hasardeux. Pire, des données circulant peuvent s’avérer être fausses ou périmées, ainsi on trouve souvent des pages mises à jour très récemment mais dont le contenu date de plusieurs mois ou années. Diffuser et utiliser de vieilles informations peut avoir des conséquences désastreuses pour une entreprise ou une collectivité. Notre positionnement nous amène ainsi à adopter une démarche proactive visant à identifier de nouvelles sources à forte valeur ajoutée, à sonder le web invisible et surtout à vérifier l’information. Ce sourcing qualifié doit pouvoir être mutualisé entre les experts afin d’optimiser le temps consacré aux recherches : notre connaissance des sources est un atout majeur et stratégique qui fait partie de notre valeur ajoutée. »

C’est pourquoi SVP cherchait à optimiser le partage des données issues du web pour améliorer la circulation d’informations importantes, augmenter la collaboration entre experts et faciliter la mise en place de nouvelles stratégies de gestion de l’information.

Muriel Lafargue, Responsable des sources d’informations, ajoute : « Nous avions besoin de mieux catégoriser et structurer les données issues d’Internet mais aussi de mieux partager nos sources. C’est pourquoi la dimension collaborative de la solution recherchée était un élément clé ainsi que la structuration de l’outil qui devait être suffisamment flexible pour s’adapter à notre organisation et à nos process. »

Le choix de la solution

SVP avait listé plusieurs éléments déterminants pour le choix d’une solution:

• la possibilité de gérer efficacement un sourcing adapté en fonction des profils des utilisateurs (droits d’accès mais aussi gestion d’un sourcing personnel reposant sur un sourcing commun)
• la contribution des experts à l’alimentation du sourcing et la personnalisation de bouquets de sources
• l’interrogation en une seule requête des contenus de bouquets de sites Internet de façon à accélérer les démarches de recherches
• plus largement la flexibilité de l’outil et sa simplicité d’utilisation

Grégoire Henrotte explique: « Nous avons comparé plusieurs types de solutions : plate-formes de veille, outil de surveillance du web et intranets collaboratifs avec gestion documentaire intégrée. Knowledge Plaza a retenu notre attention sur chacun des points déterminants pour nous. C’est une plate-forme très innovante au rapport qualité-prix intéressant. Son utilisation très intuitive permet à tous, technophiles ou non, de l’utiliser. Les rapports humains avec l’équipe de Knowledge Plaza ont été un autre élément capital. L’équipe a été très à l’écoute de nos besoins spécifiques : ils se sont montrés souples, adaptables et c’est en véritables partenaires que nous avons travaillé ensemble. »

Le déroulement du projet

Trois structures ont travaillé sur ce projet du côté de SVP: l’équipe de veilleurs effectuant le travail d’identification des sources et de gestion des données, Infodoc (le service qui gère les abonnements aux sources et les outils documentaires) en appui, et la DSI en support technique. La première rencontre a eu lieu en Novembre 2009 et un pilote de Knowledge Plaza a été mis en place dès Janvier 2010 et la solution a été définitivement adoptée en Septembre 2010. Très facile d’accès et rapide à installer grâce au SaaS, la prise en main a été extrêmement simple pour tous les utilisateurs. Les équipes ont appris à l’utiliser et ont très vite identifié le potentiel de l’outil. Muriel Lafargue précise : « Par la suite nous avons bâti un environnement personnalisé et adapté à notre organisation sectorielle des métiers et compétences, chaque groupe d’experts disposant d’un accès à la plateforme. Actuellement il y a 38 thèmes qui sont surveillés et dont nous partageons le résultat sur la plateforme Knowledge Plaza. » Chaque thème est subdivisé en données sectorielles.

La plateforme Knowledge Plaza est conçue de telle façon que l’information que l’on y met est systématiquement enrichie par des méta-données – tag, description, commentaire, choix de l’espace… – qui ajoutent de la valeur et la rendent très facilement retrouvable. Par ailleurs les éléments d’information (« tiles ») peuvent être regroupés et assemblés entre eux de manière dynamique pour rassembler toute la connaissance sur un sujet donné. Comme l’outil traite chaque élément d’information au même niveau, une « mosaïque » peut être constituée d’éléments de formats divers (document, fichier, site web, référence, contact, email…). La force de Knowledge Plaza réside dans cette capacité à s’affranchir des formats pour créer un bouquet de connaissances très exhaustif.

Muriel Lafargue continue : « Avec Knowledge Plaza nous construisons une base de connaissances enrichie de l’expertise des utilisateurs. Les analystes peuvent par exemple assembler toute l’information sur un sujet en regroupant plusieurs tiles. » Cela permet de créer dynamiquement des bases de connaissance sur des thématiques transversales en ayant la garantie d’avoir une information à jour et validée. Le système de tags permet l’étiquetage et la catégorisation fine des sources. Tous les textes et toutes les méta-données sont indexés par le moteur de recherche, ce qui permet de retrouver très rapidement l’information recherchée. En cliquant sur un tag on fait apparaître tous les contenus (sites web, documents, mails…) qui contiennent ce terme. Le moteur de recherche s’appuie sur la combinaison de la navigation par tags et la recherche en texte intégral pour produire des résultats pertinents.

Actuellement, une soixantaine de personnes accède à la solution et bénéficie d’un sourcing web adapté qui est enrichi quotidiennement. « La flexibilité de Knowledge Plaza nous permet d’orienter les contenus vers des groupes d’utilisateurs en tenant compte de leurs profils d’intérêt et de droits.» précise Grégoire Henrotte. Les utilisateurs se sont adaptés à l’outil très facilement et ont apprécié son ergonomie et sa simplicité. Le temps dédié aux formations fut très court, chaque utilisateur maîtrisant les fonctionnalités principales de l’outil rapidement. Une seconde formation a été menée quelques semaines après de façon à permettre une prise en main avancée de la plateforme.

Téléchargez le témoignage de SVP

« Le bénéfice d’une meilleure structuration de l’information »

Les bénéfices résultant de l’utilisation de Knowledge Plaza sont multiples : gain de temps grâce à l’interrogation de plusieurs sites web en une seule fois et identification rapide et facile des données pertinentes : « le bénéfice d’une meilleure structuration de l’information est évident » rappelle Grégoire Henrotte. « KP nous a permis de faciliter les échanges entre experts avec des moyens nouveaux issus du web 2.0. La collaboration entre les différents métiers et compétences a été renforcée grâce à une politique de partage dynamique des données, favorisant des démarches de recherche homogènes sur le Web« .

« Knowledge Plaza permet à nos veilleurs de bénéficier du sourcing remonté par les experts lors de l’identification de nouvelles sources : c’est une stratégie win-win au sein de notre direction » conclut Muriel Lafargue.