+32 10 23 59 30

Le blog de Knowledge Plaza

Testez la version 3.0

Knowledge Plaza: un “Notes killer”?

Un nombre croissant de clients de Knowledge Plaza sont des utilisateurs repentis de Lotus Notes et voient en Knowledge Plaza une opportunité de dynamiser leurs bases de données constituées sur Lotus Notes. Pourquoi? Quels sont les liens entres ces applications? Knowledge Plaza peut-elle intégrer des bases Notes sans perte de contenu? Avec quelle valeur ajoutée?

Lotus Notes est sans conteste le logiciel de travail collaboratif qui a connu le plus vif succès à la fin des années 90, principalement auprès des grands comptes. La création de bases partagées était aisée pour les administrateurs, les formulaires de saisie simples et accessibles à tout utilisateur et – atout non négligeable dans un monde qui n’était pas aussi hyper-connecté que notre environnement actuel – la réplication en local des bases permettait leur consultation sans nécessité d’être en ligne.

Lotus Notes a aussi compris très tôt l’importance de la prise en compte des impératifs de sécurité au sein de l’entreprise, les besoins de respect de confidentialité et la maîtrise de la gestion des accès.

Vers un mode de navigation et de recherche plus flexible

Mais ce qui semble manquer le plus cruellement aux usagers aujourd’hui, au point de rechercher une solution alternative, c’est la relative pauvreté dans la navigation et le mode de recherche peu flexible. La présentation linéaire des enregistrements de la base – si elle était considérée il y a quelques années encore comme claire et facilitant l’accès à l’information – est à présent considérée comme obsolète par des utilisateurs de plus en plus exigeants, habitués à des standards de présentation graphique et d’ergonomie de plus en plus élevés.

Un autre besoin récurrent des administrateurs de bases Lotus Notes qui se tournent vers Knowledge Plaza est de répondre à la demande pressante de leurs utilisateurs qui souhaitent pouvoir interagir, échanger, discuter librement autour des éléments d’information structurés.

Si Knowledge Plaza leur apparaît comme une réponse fonctionnelle et une évolution naturelle d’une base statique vers une base dynamique et conversationnelle, se pose néanmoins la question de la récupération des données. Comment opérer cette mutation sans perte de données? Est-il possible d’exploiter les données et métadonnées existantes pour créer de nouveaux filtres et optimiser la navigation?

De l’analyse à l’import

La bonne nouvelle c’est que Knowledge Plaza est capable d’intégrer toute donnée structurée – celles de bases Notes au même titre que le contenu de systèmes de fichiers ou d’autres données normalisées provenant de fournisseurs d’information, par exemple. Cet import est réalisé au cas par cas et comprend trois étapes essentielles: l’analyse, le script et l’import à proprement parler.

L’analyse de la base permet d’établir des équivalences entre les champs, les valeurs, les droits de visibilité ou d’action de la base à importer et leur transcription dans Knowledge Plaza. Ainsi, un champ qui propose des valeurs à choix multiples sera susceptible de devenir une facette (famille de tags) dans KP, et sa valeur un tag. Soit une clé de tri et d’accès rapide à l’information. Au besoin, la valeur pourra être traduite ou convertie pour devenir un tag plus pertinent, plus générique ou plus spécifique.

Knowledge Plaza offre par défaut des champs de métadonnées standards en fonction du type de données sauvées (titre, description, date de publication, etc). Mais il est également possible d’ajouter des champs dédiés pour veiller à ne rien perdre des données historiques. Au contributeur, il prend véritablement vie et visage puisqu’au delà d’un nom sans relief, c’est un lien vers son profil qui s’active.

De l’analyse résulte un tableau d’équivalences qui sert de référence aux développeurs pour réaliser le script d’import et préparer Knowledge Plaza à recevoir l’intégrité du contenu de la base délaissée.

Vient alors l’import à proprement parler. L’indexation peut prendre quelques heures selon le volume de la base.

En marge de ces aspects techniques, la communication auprès des utilisateurs est essentielle même si le bénéfice dégagé par les fonctionnalités nouvellement offertes – telles que le commentaire, l’évaluation, la recherche en texte intégrale même dans les fichiers attachés ou la navigation par tags – ont tôt fait de compenser la difficulté de retrouver ses marques dans un environnement inconnu!

Une réponse à to “Knowledge Plaza: un “Notes killer”?”

Laisser un commentaire